O investigație internă poate fi declanșată de un detaliu care nu se potrivește, precum o factură prea mare, un serviciu plătit pe care nimeni nu îl poate explica sau o aprobare obținută prin ocolirea procedurilor companiei. Din acel moment, avocații trebuie să stabilească dacă există indicii ale unei fraude, amploarea și gravitatea consecințelor pe care le poate genera și cine are autoritatea să coordoneze verificările, mai ales atunci când suspiciunile privesc persoane din conducere. Într-un interviu acordat BizLawyer, Alexandru Ambrozie, coordonatorul Ambrozie Legal, și Ana Stoenescu, partener, explică mecanismele unor investigații în care independența echipei juridice, conservarea probelor și capacitatea de a reconstitui operațiuni comerciale complexe pot influența decisiv reacția companiei.
Avocații vorbesc despre metodele folosite pentru identificarea neregulilor, colaborarea cu experții financiari și specialiștii în investigații digitale, dar și despre complexitatea delimitării dintre o conduită frauduloasă, săvârșită cu intenție, și o decizie comercială care nu a produs rezultatele așteptate.
Concluziile investigației trebuie să ofere companiei o bază factuală și juridică pentru adoptarea deciziilor privind recuperarea prejudiciilor, relația cu autoritățile, identificarea responsabilităților și remedierea deficiențelor interne. În acest proces, avocații trebuie să își întemeieze evaluările și recomandările exclusiv pe faptele și probele care pot fi susținute și demonstrate. Interlocutorii BizLawyer vorbesc și despre viitorul acestei practici în România, unde influența investitorilor internaționali și înăsprirea cerințelor de conformare ar putea transforma investigațiile interne într-un instrument utilizat tot mai frecvent de companii.
Pe scurt
- Mandatul avocatului și coordonarea experților
- Interviurile, dreptul la apărare și evaluarea declarațiilor
- Investigațiile transfrontaliere și obligațiile filialelor
Mai multe despre modul în care lucrează avocații în investigațiile interne, competențele juridice și capacitatea de a coordona specialiști cu expertize diferite, legalitatea colectării informațiilor și complexitatea verificărilor care depășesc perimetrul companiei, în dialogul purtat de BizLawyer cu Alexandru Ambrozie și Ana Stoenescu.
Primele indicii și decizia de a începe verificările
BizLawyer: Cum începe, în practică, o investigație internă și ce determină compania să solicite intervenția unei firme de avocatură? Din experiența dumneavoastră, care sunt cele mai frecvente surse ale suspiciunilor – raportări interne, constatări ale auditorilor, operațiuni financiare neobișnuite, informații furnizate de parteneri comerciali sau verificări realizate după achiziția unei companii? Ce indicii justifică deschiderea unei investigații formale și care sunt primele măsuri pe care le recomandați pentru protejarea intereselor societății și conservarea probelor?
Alexandru Ambrozie: Rareori începe cu o certitudine. De cele mai multe ori începe cu un detaliu care nu se potrivește: un serviciu plătit, dar pe care nimeni nu îl poate descrie; o aprobare obținută în afara circuitului obișnuit; o factură triplă față de media anuală; un furnizor care nu a trecut prin procedura uzuală de selecție.
Sursele sunt diferite, însă raportările interne sunt cele mai numeroase. O sesizare prin canalul intern de avertizare, o constatare de audit, o inspecție fiscală care pune la îndoială realitatea unor servicii, un partener comercial care reclamă condiționări sau verificările de după o achiziție pot deschide aceeași discuție. Contează mai puțin eticheta cu care informația ajunge la companie și mai mult ce ar însemna dacă s-ar confirma.
Pragul pentru a verifica este mai jos decât pragul pentru a acuza. Nu orice nemulțumire justifică o investigație amplă, dar o informație credibilă, suficient de concretă și cu consecințe potențial importante, care ar putea angaja răspunderea societății, cere o evaluare documentată. La început trebuie lămurite gravitatea (întindere, durată, prejudiciu, posibilă răspundere), posibilitatea ca faptele să continue, persoanele care ar putea fi implicate și sursele de informații aflate în pericol. Din această evaluare rezultă dacă este suficientă o verificare punctuală sau dacă avem nevoie de o investigație formală, condusă independent. Decizia de a nu continua trebuie și ea să fie documentată și să poată fi explicată la fel de bine ca decizia de a investiga.
Primele măsuri urmăresc să păstreze opțiunile companiei. Conservăm documentele și datele relevante, inclusiv din sistemele care șterg automat informații, stabilim cine poate da instrucțiuni și cui raportăm și limităm conduita suspectă, fără a prejudeca răspunderea persoanelor. Conservarea datelor și examinarea conținutului lor sunt operațiuni distincte, fiecare cu propriul temei și propriile limite. Documentăm sursa materialelor, accesul și operațiunile efectuate.
Ținem cont de calendarul juridic tot din prima zi, în special când proceduri disciplinare sunt previzibile. Pentru sancțiunile disciplinare, termenul de 30 de zile se raportează la înregistrarea raportului final al cercetării disciplinare prealabile, dar rămâne limita de șase luni de la săvârșirea faptei. Investigația internă nu suspendă această limită și nu înlocuiește, prin simpla sa existență, procedura disciplinară. Pot curge simultan termene contractuale, de asigurare sau de raportare. Compania nu își poate permite să afle corect faptele după ce a pierdut posibilitatea de a acționa.
Independența investigației atunci când este vizată conducerea companiei
Cine controlează investigația atunci când suspiciunile privesc chiar persoanele care conduc compania? Și cum este stabilit mandatul avocaților atunci când sunt vizați directorul general, directorul financiar, un administrator sau persoane apropiate acționarilor? Cine poate dispune investigația, cui îi raportează echipa juridică și cum sunt prevenite conflictele de interese sau intervențiile persoanelor investigate asupra desfășurării verificărilor?
Ana Stoenescu: Nu există o soluție unică, depinde de tipul și organizarea societății, de actul constitutiv și de competențele organelor sale.
De regulă, investigațiile nu prea sunt controlate de conducerea executivă, ci de comitete de audit, ai căror membri, prin natura activității lor, nu sunt implicați în operațiuni comerciale și atunci pot coordona independent investigațiile.
Există, pe de altă parte, și societăți fără audit intern, fără administratori independenți și atunci da, poate fi o problemă. Însă până la urmă ține de profesionalismul consultantului și de dorința sau înțelepciunea conducerii/administratorilor/asociaților de a permite o investigație independentă, care să îi și ajute. O investigație care doar ar „acoperi” faptele acestora le face mai mult rău.
Mandatul avocatului și coordonarea experților
Cum organizați efectiv o investigație internă complexă și unde începe rolul avocatului față de cel al auditorilor, experților financiari și specialiștilor în investigații digitale? Cum delimitați obiectul verificărilor, stabiliți ipotezele care trebuie testate și decideți extinderea investigației către alte persoane sau operațiuni? Ce măsuri sunt necesare pentru păstrarea independenței echipei, a confidențialității informațiilor și a protecției juridice aplicabile documentelor rezultate din asistența avocațială?
Alexandru Ambrozie: O investigație complexă se organizează în jurul întrebărilor la care compania trebuie să poată răspunde. Mandatul scris stabilește faptele reclamate, perioada, entitățile vizate, clientul, persoanele care dau instrucțiuni și destinatarii raportării. Planul de lucru traduce aceste limite în surse de informații, verificări financiare și interviuri. Stabilim de la început și momentele în care revenim asupra obiectului, bugetului și calendarului, precum și constatările care trebuie comunicate imediat. O faptă în curs sau riscul pierderii probelor nu poate aștepta raportul final.
Lucrăm cu ipoteze care trebuie testate, inclusiv prin căutarea explicațiilor care le infirmă. Pentru fiecare chestiune importantă trebuie să știm ce susțin documentele, ce spun persoanele implicate și ce rămâne nelămurit. Obiectul poate fi extins când apar indicii noi, printr-o decizie a celor care au autoritatea necesară, dar nu trebuie lăsat să crească fără control. Păstrăm o cronologie, o evidență a surselor și a lacunelor și o explicație pentru alegerile importante.
Experții financiari și specialiștii în investigații digitale aduc competențe diferite, lucrând, de regulă, sub mandatul avocatului; nu e o chestiune de valorizare a muncii, ci de păstrarea secretului profesional. Rolul avocatului este să coordoneze aceste contribuții în raport cu întrebările juridice și cu folosirea ulterioară a rezultatului. O constatare contabilă nu dovedește singură intenția, iar o explicație plauzibilă comercial nu înlătură automat un conflict de interese sau un risc penal. Dacă există expunere penală, această perspectivă trebuie să intre în arhitectura investigației din prima zi, inclusiv în ordinea pașilor și în modul în care consemnăm constatările.
Probele digitale și protecția comunicațiilor
Probele decisive se află adesea în corespondența electronică, aplicațiile de mesagerie, sistemele informatice sau dispozitivele utilizate de angajați. Cum obțineți și analizați legal aceste informații? Unde se află limitele accesului companiei la comunicațiile profesionale și private și cum asigurați respectarea regulilor privind protecția datelor și viața privată? Ați întâlnit situații în care modul de colectare sau conservare a informațiilor a pus sub semnul întrebării utilizarea lor într-o procedură disciplinară ori judiciară?
Alexandru Ambrozie: Contrar așteptărilor, rareori găsim probe decisive în mailuri sau sisteme de comunicație ale companiei; cei care fac diverse nereguli folosesc dispozitive proprii de comunicare. Dar, sigur, trebuie analizate chiar dacă posibilitatea de a găsi probe serioase este redusă.
Faptul că o informație se află pe un dispozitiv al companiei nu înseamnă că societatea o poate accesa în orice condiții. Într-o investigație digitală trebuie să putem explica atât de ce am căutat acolo, cât și cum știm că materialul este autentic, complet în contextul relevant și păstrat fără alterări.
De regulă, mergem pe interesul legitim, dar documentăm necesitatea, proporționalitatea și garanțiile pentru persoanele vizate. Pentru aceste motive, examinarea comunicațiilor are loc spre final când, după ce am analizat toate documentele, după ce am vorbit cu oamenii, constatăm că informația nu este suficientă pentru concluzii; de altfel, tot spre final putem stabili cuvintele cheie cele mai potrivite.
Interviurile, dreptul la apărare și evaluarea declarațiilor
Cum sunt pregătite și desfășurate interviurile cu angajații, managerii și persoanele vizate de suspiciuni? Ce diferențe există între intervievarea unui martor intern și discuția cu o persoană a cărei conduită este investigată? Cum gestionați dreptul acesteia la apărare, eventualele interese divergente față de companie și riscul ca declarațiile obținute în cursul investigației să fie ulterior contestate sau utilizate în proceduri penale ori litigii de muncă?
Ana Stoenescu: Interviul este momentul în care documentele întâlnesc explicația oamenilor. Trebuie pregătit suficient de bine încât să testeze faptele și condus suficient de deschis încât să permită o explicație la care investigatorul nu s-a gândit. O investigație își pierde valoarea dacă întrebările sunt construite numai pentru a confirma suspiciunea inițială.
Pornim de la cronologie, documente și chestiunile rămase deschise. De regulă, discutăm mai întâi cu persoanele care pot explica procesele, apoi cu cele a căror conduită este vizată, dar riscul pierderii unei mărturii sau o explicație indispensabilă poate schimba ordinea.
La început explicăm cine este clientul avocatului, scopul discuției, modul de consemnare și posibila folosire a informațiilor. Avocatul reprezintă compania, iar persoana intervievată trebuie să înțeleagă că nu primește, prin această discuție, asistență juridică individuală. Clarificarea este apropiată de ceea ce practica americană numește Upjohn warning, dar formula trebuie adaptată dreptului aplicabil.
Pentru persoana vizată, corectitudinea procedurii cere o posibilitate reală de a răspunde aspectelor esențiale și documentelor pe care s-ar întemeia o constatare nefavorabilă. Dacă interesele sale pot diverge de cele ale societății, discutăm din timp necesitatea unui avocat propriu și evităm orice ambiguitate de reprezentare.
În cazul investigațiilor care se pot finaliza cu plângeri penale, este nevoie de o abordare specială și de atenție sporită, pentru a nu influența potențiali martori, pentru a nu alerta anumite persoane, pentru a nu afecta administrarea probelor de către organele de urmărire penală.
Raportările interne și protecția avertizorilor
Cât de bine funcționează mecanismele de avertizare internă atunci când sesizările privesc persoane influente din companie? Cum gestionați raportările anonime, informațiile incomplete sau acuzațiile formulate în contextul unor conflicte profesionale? Ce măsuri sunt necesare pentru protejarea identității avertizorului și prevenirea represaliilor, fără a compromite imparțialitatea investigației și drepturile persoanelor vizate? Ce dificultăți apar atunci când persoana desemnată să gestioneze raportările se află ea însăși într-un potențial conflict de interese?
Ana Stoenescu: Nu există un răspuns general. Depinde, din nou, de organizarea și de dimensiunea companiei; dacă folosește sisteme IT profesioniste de raportare, care pot asigura confidențialitatea; dacă există încredere în capacitatea companiei de a investiga independent și serios.
Linia de raportare trebuie să permită ocolirea persoanei vizate. În funcție de organizarea societății, cazul poate ajunge la administratori neconflictați, la comitetul de audit sau la o echipă externă mandatată corespunzător. Dacă persoana desemnată să gestioneze raportările este în conflict de interese, trebuie înlocuită pentru acel caz, iar accesul la dosar trebuie restrâns. O procedură bună stabilește această soluție dinainte. Compania nu ar trebui să afle, după primirea sesizării, că numai directorul reclamat poate aproba implicarea unui avocat extern.
Avertizorul are alternative pe care compania nu le controlează. Legea nr. 361/2022 permite raportarea externă și, în condițiile legii, divulgarea publică; în plus, canalul extern nu este rezervat celor care au epuizat mai întâi procedura internă. Din aceste motive, pentru companie, miza unui canal credibil este să afle la timp și să poată reacționa. O sesizare ignorată sau tratată defensiv poate ajunge la autorități, la presă ori la partenerii comerciali înainte ca societatea să își fi clarificat propriile fapte.
Raportările anonime se examinează și se soluționează în măsura în care conțin indicii privind încălcări ale legii. Informațiile incomplete se verifică în raport cu sursele disponibile și se cer clarificări când canalul permite. Un salariat nemulțumit poate avea dreptate, iar o persoană de bună-credință poate interpreta greșit un document. Motivația autorului poate fi relevantă pentru evaluarea credibilității, dar nu poate înlocui verificarea.
O dificultate mai puțin vizibilă este întinderea verificării. O sesizare despre un singur contract poate fi exact atât sau poate indica felul în care sunt ocolite aprobările în întreaga companie. Dacă verificăm numai exemplul ales de avertizor, riscăm să închidem dosarul fără să fi înțeles problema. Căutăm proporțional dacă există un tipar, alte operațiuni comparabile și persoane care au semnalat anterior aceleași lucruri.
Fraudele din relațiile comerciale și traseul plăților
În investigațiile privind fraudele corporative, cât de frecvent conduc verificările dincolo de angajații companiei, către furnizori, consultanți, subcontractori sau societăți afiliate? Cum reconstruiți traseul economic al unor plăți suspecte, comisioane nejustificate, contracte fictive sau tranzacții cu persoane afiliate și cum identificați beneficiarii reali ai operațiunilor? Ce dificultăți apar la delimitarea unei fraude intenționate de o decizie comercială defectuoasă sau de deficiențele sistemului intern de control?
Alexandru Ambrozie: Deseori. Verificările ajung frecvent la terți, pentru că multe fraude folosesc o relație comercială aparent obișnuită. Furnizorul livrează ceva, consultantul are un contract, plata a fost aprobată, iar documentele par complete.
Reconstruim operațiunea începând cu motivul pentru care a fost necesară și cu persoana care a propus-o. Verificăm selecția furnizorului, capacitatea sa efectivă, negocierea prețului, prestarea, recepția și folosirea rezultatului. Contractul, factura și procesul-verbal de recepție trebuie puse lângă corespondență, accesul în sisteme, livrabile și explicațiile celor care au lucrat efectiv. Plățile fracționate sub un prag de aprobare, documentele întocmite ulterior sau serviciile descrise identic pe facturi succesive sunt piste. Fiecare cere o explicație și o verificare, fără ca vreunul dintre aceste elemente să dovedească singur frauda.
Cea mai dificilă distincție rămâne între o fraudă, o decizie comercială nereușită și un mecanism de control slab. Rezultatul prost nu dovedește intenția: trebuie reconstruit ce știa fiecare la momentul deciziei, ce informații avea, ce interes urmărea și ce a ascuns eventual. Verificăm conflictele de interese nedeclarate, avantajele personale, explicațiile schimbate și eventualele acte de disimulare, dar și presiunea comercială, resursele și informațiile disponibile. Și, până la urmă, investigația internă are uneori limitele ei și nu poate întotdeauna să afle adevărul absolut; important este să descoperim, să aflăm și să corelăm cât mai multe fapte și să ajungem la o concluzie rațională și rezonabilă în context.
Investigațiile transfrontaliere și obligațiile filialelor
Cum se desfășoară investigațiile care privesc filiale românești ale unor grupuri internaționale sau companii recent achiziționate de investitori străini? Cine stabilește și coordonează verificările atunci când conducerea locală, acționarii și echipa juridică a grupului au interese diferite? Cum sunt gestionate transferul informațiilor între jurisdicții, regimurile diferite de protecție a comunicațiilor cu avocații și situațiile în care neregulile identificate după finalizarea unei achiziții pot genera pretenții împotriva foștilor acționari?
Alexandru Ambrozie: Un grup internațional aduce, de regulă, o metodologie, resurse și așteptări clare. Dificultatea apare când aceeași investigație trebuie să răspundă unor întrebări juridice diferite în mai multe țări. Conducerea grupului poate urmări o raportare către o autoritate străină, filiala trebuie să își gestioneze angajații și obligațiile locale, iar investitorul poate analiza o pretenție împotriva vânzătorului. Aceste obiective trebuie identificate înainte de a decide ce colectăm, ce scriem și cui trimitem rezultatul.
Coordonarea aparține, de regulă, echipei juridice a grupului, dar mandatul local trebuie să fie clar. Stabilim ce entitate este clientul fiecărei echipe, cine poate decide în numele ei și ce facem dacă interesele se despart. Administratorii filialei au obligații față de societatea pe care o conduc, iar instrucțiunea grupului nu înlătură aceste obligații. Lucrăm pe o cronologie comună și o evidență coerentă a faptelor, cu responsabilități și momente de raportare stabilite, evitând interviuri repetate inutil și versiuni incompatibile ale aceleiași situații.
Transferul informațiilor și protecția comunicărilor cu avocații se analizează separat pentru fiecare circuit relevant. Apartenența la grup nu oferă un temei nelimitat de acces la date, iar pentru transferurile în afara Spațiului Economic European se verifică garanțiile aplicabile. În privința secretului profesional, distribuirea unui raport către acționari, auditori sau asigurători poate avea efecte diferite în fiecare jurisdicție. Nu presupunem că o protecție recunoscută în România ori o renunțare limitată acceptată în Anglia vor produce aceleași efecte peste tot. Comunicarea faptelor și a documentelor-suport se planifică distinct de distribuirea analizei juridice.
O altă dificultate este că pașii făcuți într-o țară pot afecta apărarea în alta. O recunoaștere factuală, un acord cu o autoritate sau publicarea unor concluzii poate deveni relevantă într-un dosar românesc. Efectele unui acord străin și eventuala incidență a principiului ne bis in idem trebuie analizate în concret.
Sesizarea autorităților și opțiunile companiei
Care este momentul în care rezultatele unei investigații interne impun sau justifică sesizarea autorităților și cum este pregătită această decizie? Cum diferențiați obligațiile legale de raportare de situațiile în care compania poate decide voluntar să coopereze cu autoritățile și ce riscuri presupun fiecare dintre aceste opțiuni? Și cum coordonați investigația internă cu eventualele proceduri penale, controale administrative sau solicitări ale autorităților, protejând în același timp drepturile societății și confidențialitatea informațiilor?
Ana Stoenescu: Întâi, raportul de investigație internă prezintă și documentează ce s-a întâmplat, urmând ca ulterior societatea să ia deciziile adecvate legal și comercial.
Pe de altă parte, separăm de la început obligațiile legale, care se îndeplinesc când sunt întrunite condițiile lor, de alegerea voluntară a companiei de a sesiza autoritățile. O societate privată nu are, doar în această calitate, obligația generală de a denunța orice suspiciune economică, dar această afirmație nu rezolvă situația anumitor servicii de interes public sau a entităților reglementate.
Pentru sesizarea voluntară, prima întrebare este în ce poziție se află societatea. Poate fi victima unui salariat, poate avea o expunere proprie sau se poate afla în ambele situații, pentru conduite diferite. Evaluăm beneficiile legale aplicabile infracțiunii și poziției concrete, posibilitatea recuperării prejudiciului, expunerea grupului, știut fiind că anumite fapte comise local pot atrage răspunderea grupului în țara sa, consecințele reputaționale și riscul extinderii anchetei.
Raportul final, responsabilitățile și măsurile de remediere
Ce urmează după încheierea unei investigații interne și în ce mod concluziile avocaților fundamentează deciziile și măsurile adoptate de companie?
Alexandru Ambrozie: Raportul trebuie să permită o decizie, nu doar să descrie activitatea echipei. El arată ce s-a verificat, ce fapte sunt susținute de probe, ce acuzații au fost infirmate și unde informația rămâne insuficientă. Precizăm limitele și gradul de susținere a constatărilor, fără a prezenta o evaluare internă ca pe o hotărâre penală. Pentru conducere, rezultatul trebuie să distingă între măsurile urgente, deciziile care pot fi luate acum și chestiunile care cer verificări suplimentare.
Remedierea trebuie să răspundă și întrebării de ce conduita a fost posibilă. Poate lipsi o aprobare, dar poate exista și o aprobare formală pe care nimeni nu o putea refuza în realitate. Poate exista o politică bună, contrazisă de sistemul de remunerare sau de tolerarea excepțiilor pentru cei cu rezultate comerciale. Măsurile trebuie să aibă responsabili, termene și o verificare ulterioară a eficienței; uneori este necesară testarea unor operațiuni noi pentru a vedea dacă mecanismul chiar s-a schimbat.
Suntem încă la început, dar lucrurile se schimbă sub influența și ca urmare a așteptărilor investitorilor, finanțatorilor și partenerilor comerciali din țări unde investigația a devenit un instrument uzual, o reacție obișnuită la o informație credibilă.
Ne așteaptă însă schimbări rapide. Directiva (UE) 2026/1021 privind combaterea corupției prevede răspunderea persoanelor juridice inclusiv în legătură cu lipsa supravegherii, precum și cerințe mai severe privind sancțiunile, cu alternative raportate la cifra de afaceri sau la cuantumuri fixe de ordinul zecilor de milioane. Noua reglementare va determina toate companiile, inclusiv cele cu acționariat exclusiv românesc, să privească altfel investigațiile, să le încurajeze și să le integreze în activitatea curentă.