Alexandru Ambrozie, Managing Partner al Ambrozie & Asociații, a ales să investească într-o zonă de practică încă puțin conturată local, la granița dintre investigație, consultanță juridică și White-Collar Defence. Și nu vorbește despre ea ca despre un serviciu în plus pe lista unei case de avocatură, ci ca despre o nevoie pe care companiile vor trebui să învețe să o trateze diferit. Pentru că, atunci când apar suspiciuni serioase, întrebare principală se transformă din „ce spune legea?”, în: „ce s-a întâmplat, de fapt?”. Cine a știut? Cine a decis? Unde s-a rupt procedura? Ce dovezi mai există? Și, mai ales, ce poate face compania înainte ca povestea să fie reconstruită de altcineva.
De aici începe discuția noastră cu Alexandru Ambrozie despre Internal Investigations, o practică pe care România încă nu a învățat să o folosească la adevărata ei valoare. Discutăm despre când trebuie să înceapă o companie să investigheze, cum își poate proteja probele și poziția juridică și ce face cu rezultatele unei investigații odată ce faptele sunt clarificate. Pentru că, în România, spune avocatul, investigația internă este încă departe de a fi un reflex al companiilor.
Spuneți că în România nu există încă o piață propriu-zisă de Internal Investigations și că încercați să o creați. Ce înseamnă, concret, această practică și de ce considerați că a devenit necesară în businessul românesc?
Investigația internă înseamnă capacitatea unei companii de a stabili ea însăși ce s-a întâmplat în interiorul organizației, înainte ca altcineva să facă asta în locul ei și în condiții pe care nu le mai controlează.
În piața românească, investigațiile interne au fost importate uneori ca un fel de audit juridic extins, deseori în contextul unui dosar penal deja deschis, iar confuzia persistă. Diferența este însă importantă: analiza juridică se uită retrospectiv la un set de documente, în timp ce investigația reconstituie un comportament. Investigația lucrează cu documente, cu situații financiare, dar și cu oameni, cu procese, cu aprobări, cu explicații care nu se susțin, cu probe digitale și cu ceea ce s-a decis în afara documentelor și deseori implică echipe multidisciplinare, nu doar avocați și nu doar contabili.
Când spun că nu există încă o piață propriu-zisă, mă refer la faptul că lipsesc aproape toate elementele care, în alte jurisdicții, dau contur acestei practici și care încurajează companiile să apeleze la investigații interne. În România, investigațiile interne nu sunt reglementate precum în alte state; nu există vreun ghid comparabil cu cel emis de Agenția Franceză Anticorupție împreună cu Parchetul Național Financiar și nici o îndrumare privind cooperarea de tipul celei publicate de Oficiul Fraudelor Serioase din Anglia; nu există nici jurisprudență publicată privind privilegiul asupra materialelor de investigație internă și nici decizii care să stabilească întinderea noțiunii de client corporativ în această materie. Și, mai ales, nu există niciun mecanism de rezoluție negociată care să ofere companiei un motiv concret să investigheze corect și să se prezinte în fața autorității cu o situație de fapt clarificată. Investigația internă este, în acest moment, cel mult tolerată, nu așteptată. În acest cadru, este explicabil de ce sunt puține investigații interne în România spre deosebire de alte țări unde investigația internă a devenit un instrument cotidian al corporațiilor pentru asigurarea unui cadru de funcționare corect.
Cu toate acestea, investigațiile interne au devenit deja necesare și în România pentru că expunerea companiilor românești s-a schimbat mai repede decât reflexele lor sau decât cadrul juridic intern. Companiile care atrag acționari din piețe unde investigațiile interne sunt un exercițiu cotidian, sau care se extind în afara țării, sau care lucrează cu finanțatori sau parteneri din piețe mature, sau care fac parte din grupuri cu sediul în jurisdicții cu răspundere corporativă severă intră treptat într-un regim de așteptări la care nu au fost obișnuite.
La acestea se adaugă, în perspectivă, transpunerea Directivei Anticorupție (UE) 2026/1021, care va lega răspunderea persoanei juridice inclusiv de insuficiența supravegherii și va înlocui plafonul actual al amenzii cu unul raportat la cifra de afaceri. În momentul în care supravegherea internă sau, mai precis, lipsa acesteia, devine ea însăși risc penal, o companie care nu are capacitatea de a investiga ce se întâmplă la ea acasă rămâne fără apărare în momente dificile.
Ați construit o practică în care Internal Investigations și White-Collar Defence sunt foarte apropiate. Când trebuie să înceapă o companie să se gândească la investigație cu perspectiva unei eventuale apărări penale în minte?
Întrebarea dumneavoastră vizează investigația internă în contextul proximității unui dosar penal.
Este însă de preferat ca investigația internă să se deruleze și în alte contexte, când apar suspiciuni cu privire la anumite comportamente sau situații dificil de înțeles. De exemplu, într-una din investigațiile derulate de Ambrozie & Asociații în cadrul unei companii globale, ofițerul de conformitate s-a sesizat de la faptul că, într-un control oficial al unei autorități, consultantul extern al companiei a insistat ca la reuniunile cu echipa de control să participe doar anumiți reprezentanți ai companiei, nu și cei desemnați de grup.
Revenind la întrebarea dumneavoastră, răspunsul este din prima zi, pentru că, în acest context, raportul de investigație și dosarul de apărare sunt, de cele mai multe ori, aceleași fapte privite din două unghiuri. Ceea ce spun este că perspectiva penală trebuie să existe în arhitectura investigației, nu în concluziile ei. Ea se traduce în lucruri foarte concrete: cine dă mandatul, cine instruiește echipa, ce se conservă și de când, cine este intervievat și în ce ordine, ce se scrie și ce nu se scrie într-un raport, ce se comunică în interiorul organizației și ce nu, cum asigurăm menținerea privilegiului legal.
Care este momentul critic în care o companie ar trebui să spună „trebuie să investigăm” și cât de mult poate influența acest timing rezultatul investigației și riscurile juridice ulterioare?
Pragul este mai jos decât cred companiile. Nu este nevoie de o certitudine, ci de o informație credibilă care, dacă s-ar confirma, ar produce consecințe pe care compania nu și le dorește.
O sesizare prin canalul intern de avertizare, o constatare de audit care nu are explicație, o inspecție fiscală în care inspectorii ridică întrebări cu privire la realitatea serviciilor sau la posibilitatea practică ca partenerul comercial să fi prestat acele servicii, un partener comercial care se plânge de condiționări, o demisie neașteptată dintr-o zonă sensibilă, toate acestea sunt suficiente pentru a deschide o verificare, chiar dacă nu sunt suficiente pentru o acuzație.
Timingul este esențial. Probele digitale au un ciclu de viață scurt și, dacă politicile de ștergere automată nu sunt suspendate imediat, se pierd fără ca cineva să fi vrut asta. Oamenii vorbesc între ei și își aliniază versiunile, nu neapărat din rea-credință, ci pentru că e, totuși, un comportament normal; alții își dau demisia. Iar dreptul muncii impune propriul său ritm, destul de rapid. O investigație pornită târziu sau condusă fără un punct intermediar de raportare ajunge frecvent în situația în care faptele sunt clarificate, dar termenul disciplinar a expirat, ceea ce în ochii unui procuror sau ai unui auditor extern poate arăta ca o lipsă de reacție.
O investigație internă trebuie să afle adevărul, dar și să protejeze compania. Cum poate fi construită o investigație astfel încât să fie, în același timp, riguroasă, independentă și protejată de riscuri juridice, inclusiv din perspectiva legal privilege și a modului în care sunt colectate probele?
Cele două obiective nu se află în tensiune atât de des pe cât se crede. O investigație care ascunde ceva nu protejează compania, ci doar amână momentul în care problema devine incontrolabilă și adaugă la ea o problemă nouă. Ceea ce protejează compania este o investigație riguroasă, condusă într-un cadru care rezistă la examinare.
Cadrul acela începe cu mandatul. Termenii de referință nu sunt ceruți de nicio normă românească și nu sunt încă o practică generalizată, dar sunt importanți în orice situație cu expunere penală. Ei stabilesc faptele reclamate și perioada, întinderea verificării, cine este clientul și cine dă instrucțiuni, cui se raportează, cum este protejat privilegiul, ce se conservă, cum sunt tratate interviurile, ce anume declanșează escaladarea și ce formă are rezultatul. Independența se construiește tot acolo, prin excluderea din lanțul de instruire a oricărei persoane a cărei conduită intră în verificare și prin evitarea situației în care investigația este condusă de cel care a consiliat operațiunea investigată.
Cine ar trebui să declanșeze și să supervizeze o investigație internă: managementul, board-ul, audit committee-ul, acționarii? Și ce se întâmplă atunci când chiar persoana care trebuie să decidă este implicată în problema investigată?
Depinde de politicile și de organizarea fiecărei companii, dar de regulă auditul intern și ofițerul de compliance declanșează investigațiile.
Când persoana care ar trebui să decidă este ea însăși implicată, nu există soluție elegantă. Persoana respectivă trebuie scoasă din decizie printr-un act formal, nu printr-o înțelegere tacită.
Într-o investigație pot apărea simultan implicații penale, regulatorii, civile, fiscale și reputaționale. Care dintre aceste riscuri este cel mai frecvent subestimat de companiile din România?
Companiile sunt deseori surprinse când aud că trebuie să răspundă civil pentru salariații/reprezentanții lor. Chiar și în cazurile în care companiile nu răspund penal, răspund civil pentru prejudiciile cauzate de salariați, iar deseori răspunderea civilă este mai oneroasă ca amenda penală.
Urmează riscul fiscal și consecința condamnării penale asupra posibilității de a participa la achiziții publice.
Și, sigur, pentru companiile din România care lucrează cu companii globale, cu coduri de etică stricte, riscul reputațional și de a pierde relația cu clientul apare repede, chiar înainte de condamnarea penală. O investigație independentă ar atenua acest risc.
Whistleblowing-ul devine tot mai important în arhitectura de compliance. Poate o companie să își permită, astăzi, să trateze o sesizare de whistleblowing ca pe o simplă problemă internă, fără să evalueze dacă în spatele ei există un risc mai amplu?
Nu, și motivul cel mai concret este că avertizorul are alternative pe care compania nu le controlează. Legea nr. 361/2022 îi dă posibilitatea să se adreseze canalului intern, canalului extern gestionat de Agenția Națională de Integritate sau, în anumite condiții, să facă o divulgare publică.
Dacă sesizarea internă este tratată superficial, alternativa se activează, iar din acel moment alte autorități pot investiga.
Dincolo de aceste obligații, greșeala cea mai des întâlnită este de natură analitică. Sesizările sunt tratate deseori ca o chestiune punctuală a unui salariat nemulțumit, se verifică punctual faptul reclamat, se constată că nu se confirmă sau că este minor și dosarul se închide, fără ca cineva să se întrebe dacă acel fapt este simptomul unei practici mai largi. O plângere despre un singur contract semnat fără aprobările necesare poate fi exact asta, un caz izolat, sau poate fi capătul vizibil al unui mecanism care funcționează de ani de zile.
Tratarea cu seriozitate a unei alerte interne și investigația independentă sunt argumente valoroase într-o apărare penală, putând dovedi că organizația nu a încurajat, nu a permis, nu a închis ochii la comiterea de fapte penale și că fapta penală a fost o acțiune individuală a unui salariat, care nu putea fi prevenită.
O investigație nu se termină atunci când compania află ce s-a întâmplat. Urmează decizii dificile: sancțiuni, remediation, raportare sau, uneori, sesizarea autorităților. Cum ar trebui să arate această etapă și cât de important este ca investigația să ducă la schimbări reale în organizație?
Situațiile practice sunt foarte diferite, contextul este esențial.
Rămâne însă esențial ca măsurile corective să nu semene cu o acoperire de urme. Ștergerea unor sisteme, rescrierea unor documente sau înlocuirea unor înregistrări pot ele însele să atragă alte consecințe legale. Remedierea corectă este cea care schimbă mecanismul, nu istoricul: praguri de aprobare documentate, separarea atribuțiilor acolo unde o singură persoană controla întregul flux, verificarea reală a intermediarilor și a partenerilor comerciali, o linie de escaladare care funcționează și atunci când problema privește pe cineva de sus.
În ce privește raportarea, discuția este mai dificilă în România față de alte țări pentru un motiv structural, de cadru legislativ. Nu avem acord de amânare a urmăririi penale, nu avem acord de neurmărire, nu avem clemență corporativă. Singurul instrument (relativ) negociat este acordul de recunoaștere a vinovăției, dar care presupune totuși o condamnare. Prin urmare, autodenunțarea companiei (frecventă în alte țări) nu îi aduce, de regulă, vreun beneficiu previzibil, astfel că multe companii ezită.
În ce privește schimbările reale, cred că testul unei investigații nu este raportul, ci ce arată organizația după raport. Dacă singurul efect a fost plecarea a doi oameni, dar mecanismul care a permis fapta a rămas neatins, investigația a fost un exercițiu costisitor de documentare a unei probleme care se va repeta.
Cât de diferită este o investigație internă într-o companie românească față de una care face parte dintr-un grup internațional și primește instrucțiuni din Londra, Paris sau New York? Unde apar cele mai multe fricțiuni între practicile grupului și realitatea juridică românească?
Diferența majoră este că, într-un grup internațional, investigația vine cu o metodologie deja scrisă, cu așteptări clare și cu un calendar impus, ceea ce este, în general, un avantaj, dar necesită și adaptări cadrului legal local.
Prima fricțiune este pe date. Instrucțiunea frecventă este colectarea integrală, de la început, a căsuțelor de e-mail. În România însă, colectarea este mai sensibilă, trebuie documentat faptul că metode mai puțin intruzive nu au fost eficiente, astfel încât analiza căsuțelor de e-mail are loc spre sfârșitul investigației.
A doua fricțiune, cea mai greu de explicat, este că în România cooperarea nu duce la beneficii certe, previzibile. Un client din Statele Unite se așteaptă ca investigația promptă, autodenunțarea și remedierea să conducă la o rezoluție negociată. Aici nu există așa ceva, iar o recunoaștere de fapte făcută în altă jurisdicție, într-un acord de amânare a urmăririi penale, nu blochează urmărirea din România.
Se adaugă și dreptul muncii, care surprinde constant. Suspendarea contractului de muncă nu prea este posibilă, sancțiunile au termene scurte, iar o concediere dispusă pe baza unor probe colectate în afara cadrului legal se întoarce sub forma reintegrării.
Și, poate, întrebarea care închide cel mai bine cercul: dacă peste cinci ani Internal Investigations ar deveni o practică matură și recognoscibilă în România, ce ați vrea să se fi schimbat în modul în care companiile românești previn, investighează și gestionează alertele interne?
Ar fi de dorit ca investigația internă să nu mai fie percepută ca un eveniment excepțional. O companie matură investighează pentru că are un mecanism care se declanșează atunci când primește o informație credibilă, nu pentru că a intrat în criză. Când asta se întâmplă, discuția nu mai este dacă se investighează, ci cât de larg și în ce ordine.
În al doilea rând, să se clarifice că rolul esențial al unei investigații este să ajute compania prin descoperirea și documentarea adevărului, prin schimbările pe care le generează, prin diminuarea riscurilor pe viitor și, acolo unde va exista și urmărire penală oficială, printr-o apărare mai solidă.
Dar cel mai important este ca legiuitorul român să rezolve absența care distorsionează astăzi toate deciziile din această zonă, dar și concurența dintre firmele românești și cele din țări care recunosc acordurile de amânare a urmăririi penale și acordurile de neurmărire. Atât timp cât nu există niciun mecanism de rezoluție negociată sub control judiciar, compania care investighează serios și se prezintă cu faptele clarificate nu are beneficii sigure, previzibile. Este elementul care descurajează exact comportamentul pe care legea ar trebui să îl încurajeze. Transpunerea Directivei Anticorupție (UE) 2026/1021 este ocazia firească pentru a corecta această lipsă.